Sistem Informasi Akuntansi

Nama Penyusun:

GITA SINTYA (14320078)

Fakultas Ekonomi Akuntansi S-1 (Pagi)

UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA

JAKARTA

2016

Jl. Letjen T.B Simatupang No. 154 Tanjung Barat-Jakarta Selatan 12530

Tlp. (021) 7890965, 7890634, 7890634

Email : info@jagakarsa.ac.id / web: http//www.jagakarsa.ac.id

SISTEM PENGENDALIAN INTERN

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern

Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :

1.      Menjaga kekayaan organisasi.

2.      Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.      Mendorong efisiensi.

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).

Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi  dan tanggung jawab antar unit organisasi.

Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

2. Tujuan Pokok Pengendalian Intern :

·         Menjaga kekayaan organisasi.

·         Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

·         Mendorong efisiensi.

·         Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Komponen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Risiko (Risk Assesment), Aktivitas Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

Pengendalian internal vs pengendalian manajemen:

a.    Pengendalian internal

·         pengendalian manajemen terdiri dari pengendalian intern dan ekstern

·         lebih menekankan pd tujuan perusahaan dan menghubungkan pengendallian manajemen untuk mencapai tujuan

·         meliputi produksi, transportasi dan riset perusahaan.

b.    Pengendalian manajemen

·         mengendalikan terdiri dari pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi

·         menekankan pada pengendalian terhadap mengamankan aktiva perusahaan dengan melakukan pecatatan akuntansi memadai

·         meliputi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan taat pd hukum yang berlaku.

COSO memperkenalkan lima komponen pengendalian intern sebagai pembaharuan dari pengendalian manajemen, pengendalian manajemen lebih menekankan terhadap prosedur, sementara pengendalian intern lebih menekankan peran manusia/pelaku dibandingkan serangkaian prosedur.

2. Penilaian Risiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

3. Prosedur Pengendalian (Control Activities)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

·         Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

·         Pelimpahan tanggung jawab.

·         Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

·         Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

4. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Internal

·         Struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

·         Sistem otorisasi & prosedur pencatatan

·         Praktik yg sehat

·         Karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

                       

5. Elemen Pengendalian Internal

1.    Lingkungan Pengendalian

2.    Sistem Akuntansi

3.    Prosedur Pengendalian

1. Lingkungan Pengendalian

            Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan  dan yang tidak dikerjakan)

Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)

2. Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)

3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)

Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

5. Metode Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

7. Pengaruh Ekstern

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

2. Sistem Akuntansi 

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen. 

3. Prosedur Pengendalian

            Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1. Penggunaan Wewenang Secara Tepat

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

2. Pembagian Tugas

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. 

3. Dokumen dan Catatan yang Memadai.

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

4. Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

5. Pengecekan independen terhadap kinerja

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

6. Langkah Penyusunan Pengendalian Intern Akuntansi

Penjelasan & Rincian

Sistem Pengendalian Akuntansi

© 1. menjaga kekayaan perusahaan

§ a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah ditetapkan

                        ¨  (1)  pembatasan akses langsung thd kekayaan

                        ¨  (2)  pembatasan akses tidak langsung thd kekayaan

§ b. pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yg dicatat dibandingkan dgn kekayaan yg sesungguhnya ada

¨  (1)  pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dgn kekayaan yg sesungguhnya ada

                        ¨  (2)  rekonsiliasi antara catatan akuntansi yg diselenggarakan

© 2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

            § a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan

                        ¨  (1)  pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang

¨  (2)  pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg berwenang

            § b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi

                        ¨  (1)  pencatatan semua transaksi yg terjadi

                        ¨  (2)  transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi

                        ¨  (3)  transaksi dicatat dalam jumlah yg benar

                        ¨  (4)  transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya

                        ¨  (5)  transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya

                        ¨  (6)  transaksi dicatat & diringkas dgn teliti

Sistem Pengendalian Intern  ( SPI )

ª 1.     struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

ª 2.     sistem otorisasi & prosedur pencatatan

ª 3.     praktik yg sehat

ª 4.     karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

Unsur SPI    ( contoh pada Sistem Pembelian  )

ª 1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

a. dibentuk unit organisasi Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian   Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan

            b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan

c. Bagian Pembelian & Bagian Penerimaan terpisah dari Bagian Utang & Bagian Kartu Persediaan

ª 2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan

            a. otorisasi surat permintaan pembelian oleh Kepala Bagian Gudang

            b. otorisasi surat order pembelian oleh Kepala Bagian Pembelian

            c. otorisasi laporan penerimaan barang oleh Kepala Bagian Penerimaan

            d. otorisasi bukti kas keluar oleh Kepala Bagian Utang

ª 3. praktik yg sehat

a. surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & bukti kas keluar bernomor urut tercetak, dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan

b. rekonsiliasi periodik antara catatan persediaan dgn fisik persediaan yg ada di gudang

ª 4. karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

( tidak dirinci karena unsur ini bersifat umum yg berlaku untuk semua transaksi )

7. Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik

Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).

Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).

Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.

          

8. Pengendalian Umum

Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.

            Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.

            Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.

Struktur organisasi departemen pengolahan data elektronik

                        

            Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :

a.         Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.

b.         Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

c.         Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.

Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :

a.         Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.

b.         Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.

c.         Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.

Pengendalian terhadap sistem dan program

Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :

a.         Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.

b.         Prosedur pengujian program.

c.         Prosedur pengubahan program.

d.         Dokumentasi.

Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data

Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :

a.         Operasi konversi data.

b.         Operasi Komputer.

c.         Perpustakaan.

d.         Fungsi Pengendalian.     

Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.

Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :

Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.

Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan

9. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi ( application control) adalah sistem pengendalian intern komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karakterisik dan kebutuhan pengendaliannya).

Tujuan :

1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yg telah ditetapkan
5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi

Pengendalian aplikasi ada dua, yaitu :

1. Pengendalian Preventif

bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi seperti yang seharusnya terjadi

Unsur – unsur pengendalian preventif :

1.    Otorisasi data sumber

2.    Konversi data

3.    Penyiapan data sumber

4.    Turnaround document

5.    Formulir bernomor urut cetak

6.    Validasi masukan

7.    Pemutakhiran arsip dengan komputer

8.    Pengendalian terhadap pengolahan data

2. Pengendalian Detektif

pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah

Contoh: data transmission, control register, control totals, dokumentasi, dan testing